Peut-on copier un dossier locataire dans un assistant d'IA en ligne ?

Seulement si vous savez où les données sont traitées, si elles sont réutilisées par l'éditeur, et si un contrat de sous-traitance encadre le service. À défaut, retirez les données qui identifient les personnes avant de les soumettre.

Combien de temps garder le dossier d'un candidat locataire non retenu ?

Le référentiel de la CNIL considère qu'une conservation de trois mois en base active est en principe adéquate pour les données collectées lors de l'appréciation de la solvabilité.

Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative est-il obligatoire ?

Il n'a pas de valeur contraignante, mais il permet en principe d'assurer la conformité ; s'en écarter suppose de pouvoir justifier ses choix.

RGPD et IA pour un agent immobilier : les données clients

Une agence immobilière manipule beaucoup de données personnelles : identité des vendeurs et des acquéreurs, situation financière des candidats locataires, coordonnées des garants, échanges sur des situations familiales parfois délicates. Avant de confier ces données à un outil d'IA, posez deux questions : en ai-je besoin pour cette tâche, et où vont-elles ? Le RGPD (règlement général sur la protection des données) ne vous interdit pas l'IA ; il vous oblige à savoir ce que vous en faites.

Le cadre le plus précis pour votre métier est le référentiel de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) relatif à la gestion locative, adopté le 06/05/2021. Il s'adresse notamment aux professionnels de l'immobilier qui louent pour le compte d'un bailleur, et aux plateformes de gestion locative. Il n'a pas de valeur contraignante, mais il permet en principe d'assurer la conformité des traitements ; on peut s'en écarter en justifiant ses choix. Il ne couvre ni la location saisonnière ni le logement social.

Qui est responsable

Le référentiel distingue selon la forme de gestion :

Forme de gestion	Responsable du traitement
Gestion déléguée (ou totale)	Le professionnel mandaté
Gestion directe	Le bailleur
Gestion semi-déléguée	Le professionnel pour les tâches déléguées, le bailleur pour celles qu'il garde

Un éditeur d'outil d'IA qui traite les données pour votre compte est un sous-traitant. Le référentiel rappelle qu'il faut choisir des prestataires présentant des garanties suffisantes et signer un contrat qui fixe leurs obligations (article 28 du RGPD).

Ne collecter que le nécessaire

C'est le point où les outils automatiques dérapent le plus souvent : un formulaire « complet » réclame trop.

Pendant la recherche d'un logement : identité, coordonnées et critères de recherche. La CNIL juge non pertinent de collecter à ce stade la situation professionnelle ou financière.
Pour apprécier la solvabilité : les pièces prévues par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (identité, domicile, activité professionnelle, ressources), pour le candidat et son garant.
Jamais : relevés de compte, carte Vitale, extrait de casier judiciaire, dossier médical, contrat de mariage ou certificat de concubinage, notamment.
Pièces en trop : si un candidat en envoie plus que nécessaire, elles doivent être supprimées ou renvoyées.

Combien de temps conserver

Exemples de durées que le référentiel considère comme adéquates, sauf disposition légale contraire :

Données	Durée indicative
Prospects (identité, coordonnées, critères de recherche)	Trois ans à compter du dernier contact
Dossier de solvabilité d'un candidat	Trois mois en base active
Données du locataire	Pendant le bail et jusqu'à la clôture des comptes, puis archivage de trois ans (gestion directe) ou cinq ans (gestion déléguée ou semi-déléguée)
Dossier après résiliation du mandat de gestion	Copie des documents utiles conservée cinq ans en archivage intermédiaire par l'ancien mandataire

Pensez aux copies que fabriquent les outils : historiques de conversation, pièces jointes déposées dans un assistant, exports. Elles suivent les mêmes durées.

Les questions à poser avant d'adopter un outil d'IA

Où sont traitées les données ? Le référentiel rappelle qu'un transfert hors de l'Union européenne doit reposer sur un cadre prévu par le RGPD (décision d'adéquation, clauses types, etc.).
L'éditeur réutilise-t-il ce que vous saisissez pour améliorer ses modèles ? Lisez les conditions de l'offre que vous utilisez, pas celles d'une autre.
Qui y a accès dans l'équipe ? Le référentiel recommande des habilitations par profil, revues chaque année, et une traçabilité des accès.
L'outil prend-il des décisions ? Une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et affectant significativement la personne ouvre des droits particuliers (intervention humaine, contestation). Voyez la page sur la sélection des locataires.
Faut-il une analyse d'impact ? Le référentiel rappelle qu'elle est obligatoire quand au moins deux des neuf critères européens sont réunis, parmi lesquels l'évaluation ou la notation d'une personne et la prise de décision automatisée. Un outil qui note les candidats locataires mérite cette question.

Les données publiques de ventes

Si vous utilisez la base publique des valeurs foncières pour vos estimations, ses conditions s'appliquent : elle contient des données personnelles, et sa réutilisation ne doit permettre ni la réidentification des personnes, ni l'indexation par des moteurs de recherche externes. Un outil qui afficherait le nom d'un vendeur à côté d'un prix sortirait de ce cadre.

En pratique

Retirez les noms, adresses et numéros des documents que vous soumettez à un assistant généraliste, quand la tâche le permet.
Informez vos clients : le référentiel recommande de joindre les mentions d'information à la liste des pièces demandées et de mettre un lien vers la politique de confidentialité dans les annonces et formulaires.
Pour toute question de conformité, la CNIL publie des fiches pratiques ; votre délégué à la protection des données, si vous en avez un, doit être consulté.